„Wir haben heute unseren ersten Zuwendungsvertrag versendet!“ verkündet die Projektleiterin zu Beginn einer CiviCRM-Schulung dem Dienstleister fröhlich. Die anderen Mitglieder des Teams grinsen stolz wie Kinder, die gerade einen besonders hohen Turm aus Bauklötzen fertiggestellt haben. „Ja, das habe ich schon gesehen“ erwidert unser Dienstleister zufrieden.

Hinter dem Projektteam des Bundesverband Soziokultur lagen intensive Wochen. Ein neues Förderprogramm für Kultureinrichtungen war angelaufen, das der Verband durchführte. In kurzer Zeit bauten die Mitarbeiter:innen der Geschäftsstelle die Infrastruktur zur Abwicklung des Programms auf und sammelten Ideen, wie eine bislang ungekannt große Anzahl an Förderanträgen durch die Digitalisierung von Prozessen bewältigt werden konnte.

Fallmanagement für Förderanträge mit CiviCase

Fortan sollten Anträge über ein digitales Formular gestellt und über eine zentrale Plattform von den Förder-Referent:innen bearbeitet werden können. Eine weitere Anforderung war, dass alle im Förderprozess erforderlichen Dokumente, wie Prüfvermerke oder Zuwendungsverträge, über die Plattform generiert werden können. Bereits einige Wochen zuvor hatte ein anderes, deutlich kleineres Projektteam angefangen, erste Prozesse rund um die Einreichung von Förderanträgen für soziokulturelle Einrichtungen in ländlichen Räumen mit CiviCase umzusetzen.

CiviCase ist ein Modul innerhalb der Open-Source-Software CiviCRM, mit dem Fälle und alle dazugehörigen Informationen erfasst, Beziehungen zwischen Personen verwaltet, Aufgaben zugewiesen und Interaktionen zwischen beteiligten Personen protokolliert werden können. Im Zusammenspiel mit den anderen Komponenten von CiviCRM – wie der Kontaktverwaltung – bietet es eine ideale Ausgangslage für die Förderantragsverwaltung oder ähnliche Vorhaben.

Zentrale Verwaltung der Anträge und Monitoring des Projektfortschritts

Durch das neue Förderprogramm für kleinere und mittlere Kultureinrichtungen, das im Frühjahr 2020 startete, nahm der Prozess der Entwicklung eines Förderportals an Fahrt auf. Gut 1.500 Anträge gingen über das digitale Formular ein und sollten schnellstmöglich und den rechtlichen Vorgaben entsprechend bearbeitet werden. Die Herausforderung war nun, gemeinsam mit unserem Dienstleister das Modul CiviCase so anzupassen, dass die Verwaltung der Förderanträge für diese erhebliche Menge von Anträgen funktionierte. Denn nur wenige Monate später folgte ein weiteres Förderprogramm, das wir ebenfalls mit CiviCRM verwalteten.

Jeder Antrag stellte einen Fall dar, den ein:e Förderreferent:in zur Bearbeitung zugewiesen bekam. Diese Person war auch Ansprechpartner:in für die Antragsteller:innen der jeweiligen Kultureinrichtung. Die einzelnen Bearbeitungsschritte im Förderprozess stellten wir durch verschiedene Fallstatus dar, die zudem für das Monitoring des Projektfortschritts insgesamt dienten. Zunächst ging es an die Prüfung der Anträge. Die Förderreferent:innen arbeiteten anhand einer detaillierten Checkliste im Portal die Prüfkriterien ab und erstellten daraus einen Prüfvermerk, der für die Dokumentation der Entscheidung wichtig ist.

Die Zuwendungsverträge selbst generierten wir anhand einer Vorlage, in die zentrale Daten der Antragsteller, wie Adresse, Vertragsnummer und beantragte Maßnahmen, automatisch eingespielt wurden. Auch die Kommunikation mit den Antragsteller:innen dokumentierten wir in jedem Fall. Über die sogenannten Aktivitäten innerhalb der Fälle können Gesprächsnotizen und Begründungen angelegt werden. Zudem sind dort ausgehende E-Mails und erzeugte Dokumente sowie jegliche Änderungen am Datensatz erfasst. Diese zentrale Dokumentation von allen Bearbeitungsschritten stellte zugleich eine große Transparenz her, die uns flexibel agieren ließ: Selbst wenn die Antragsteller:innen ihre zugewiesenen Förderreferent:innen wegen Krankheit oder Urlaub einmal nicht erreichten, konnte problemlos ein anderes Teammitglied übernehmen und Auskunft über den Stand der Dinge geben.

Überblick über die Finanzverwaltung und gezielte Kommunikation

Für uns war zudem wichtig, dass wir alle finanziellen Mittelflüsse über das Portal verwalten konnten. In jedem Fall war die Summe der bewilligten Mittel hinterlegt. Über einen Button auf der Website unseres Antragsportals konnten die Geförderten ihre Mittel abrufen, Rückzahlungen anmelden und nach Projektabschluss ihren Verwendungsnachweis einreichen, der am Ende jedes Förderprojektes nötig ist.

Um während der gesamten Bearbeitungsdauer den Überblick zu behalten, legten wir verschiedene Übersichten an. Dadurch konnten sich die Mitarbeiter:innen aller Aufgabenbereiche – Antragsprüfung und -betreuung, Finanzverwaltung und Projektleitung – die Fälle anhand bestimmter Kriterien filtern. Auch gezielte Kommunikation ist damit möglich. Wenn etwa die Frist zur Verausgabung von Mitteln bevorstand, erinnerten wir die betreffenden Geförderten im Vorfeld daran. An all diese Erfordernisse konnten wir die Software mithilfe unseres Dienstleisters anpassen.

Der Aufbau des Förderportals war eine Teamleistung

Der Weg zum gewünschten Ergebnis war stellenweise sehr zeitintensiv, denn wir mussten immer im laufenden Prozess agieren: Anforderungen für den Dienstleister formulieren, neue Funktionen erproben, nachjustieren und umgehend mit den Anpassungen der Software weiterarbeiten, um im Zeitplan zu bleiben.

Für das Gelingen war die Mitarbeit jedes Teammitglieds unentbehrlich. Die Projektleitungen sorgten dafür, dass jegliche Finessen des Zuwendungsrechts in eine technische Lösung übersetzt wurden, schulten das Team und behielten das große Ganze im Blick. Die Finanzadministration sorgte für einen reibungslosen Mittelfluss und stellte über umfangreiche Listen die Korrektheit der Zahlungsdaten sicher. Civi-Beauftragte kümmerten sich um die Wissensdokumentation und waren erste Ansprechpartner:innen für Fehlermeldungen.

Foto: Katrin Kalinkus

Die Förderreferent:innen testeten mit Feuereifer neue Anpassungen auf Funktionalität und Usability. Sie gaben wichtige Rückmeldungen dazu, welche Übersichten zum optimalen Workflow gebraucht wurden. Das Team der Öffentlichkeitsarbeit durchstöberte die Datenbank nach spannenden Förderprojekten, um darüber zu berichten. Unser Dienstleister war stets die Ruhe im Sturm und hat unsere Anforderungen lösungsorientiert und passgenau umgesetzt. Und das Team-Maskottchen Herr Nilsson erklärte sich bereitwillig zum Sündenbock für sämtliche Bugs und Seltsamkeiten.

Erklärvideos und Tutorials für Geförderte

Doch nicht nur intern, sondern auch den Geförderten der Programme wollten wir einen möglichst reibungslosen Ablauf beim Einreichen von Mittelabrufen und der Erstellung des Verwendungsnachweises bieten. Die Herausforderung war, die rechtlichen Vorgaben, die es bei der Erstellung von Verwendungsnachweisen gibt, mit der Bedienbarkeit der digitalen Formulare zusammenzubringen. Dies musste dann auch den Ansprechpersonen der zahlreichen geförderten Kultureinrichtungen vermittelt werden.

Das Team der Öffentlichkeitsarbeit drehte zu den einzelnen Schritten, wie der Einreichung eines Mittelabrufs oder der Anmeldung von Rückzahlungen, die Videoreihe „Förder-ABC“. In der wurde erläutert, welche Angaben wir brauchten und wie die Geförderten diese im Förderportal eingeben konnten. Für die Einreichung des Verwendungsnachweises, in dem die Umsetzung des geförderten Projektes sowohl inhaltlich als auch durch Ausgabennachweise dokumentiert werden muss, hat das Team sogar ausführliche Videotutorials erstellt.

Auf der Website des Förderprogramms stellten wir bestimmte Daten zum Förderprogramm, etwa Grafiken zur Anzahl bewilligter Anträge und eine Übersicht über alle geförderten Einrichtungen, bereit. Durch die Verwaltung von allen relevanten Daten des Förderprogramms in CiviCRM hatten wir sowohl für eigene Auswertungen als auch für die Öffentlichkeitsarbeit eine perfekte Datengrundlage.

CiviCRM weiterentwickeln und Wissen teilen

„Jawoll, alle Dateien und Dokumente sind vollständig!“, stellen wir erleichtert fest. Gerade haben wir eine neue Erweiterung getestet, mit der wir alle Fälle eines Programms nach dessen Abschluss exportieren können, um sie zu archivieren. Damit liegt ein Abbild der Fallansicht als HTML-Datei vor, über die alle Dokumente des Antrags verknüpft sind. Die Erweiterung wurde im Rahmen unserer Förderung programmiert. Sie steht aber auch allen anderen zur Verfügung, die CiviCRM mit dem Modul CiviCase in ähnlicher Weise nutzen. Denn den Code selbst und damit das Wissen über Weiterentwicklungen zu teilen, ist das Grundprinzip von Open-Source-Software.

Seit dem Versand des ersten Zuwendungsvertrags, den wir mit CiviCRM erstellt haben, sind rund drei Jahre vergangen. Die ersten Förderprogramme sind bereits abgeschlossen und weitere sind in der letzten Programmphase angekommen. Jedes Mal, wenn wir das Förderportal für den Start eines neuen Programms oder einer neuen Ausschreibungsrunde angepasst haben, hat das jeweilige Team mit dem Dienstleister noch an der einen oder anderen Stelle gefeilt. So haben wir ein wirklich gutes digitales Werkzeug für unsere Erfordernisse geschaffen.

Insgesamt hat es eine Menge an Nervenstärke und Stressresistenz erfordert, dass manchmal gefühlt alles gleichzeitig umgesetzt werden musste. Am Ende aber hat es die Teams auch zusammengeschweißt und ihnen viel Energie gegeben, dass alle nicht nur gemeinsam auf ein Projektziel hingearbeitet haben, sondern ganz nebenbei noch an der Weiterentwicklung von CiviCRM insgesamt mitgewirkt haben.

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Kommt mit auf die SOZIOKULTOUR 2023!  Wir nehmen euch mit auf eine soziokulturelle Reise durch das Land. Wir haben viele tolle Menschen getroffen und inspirierende Geschichten gehört. 

In Schweina, einem idyllischen Ort im Thüringer Wald, wurden ganze zwei Jahre lang in einer leerstehenden Pfeifenfabrik Boden verlegt, Sanitäranlagen installiert, Elektrik erneuert, verputzt und gestrichen. Aline Burghardt und ihr Team hatten mit Unterstützung des Schweinaer Bürgermeisters die Vision, ein neues soziokulturelles Zentrum im ländlichen Raum zu etablieren und so den Einwohner*innen Raum für Begegnung, Austausch und Kreativität zu ermöglichen.

Dank ihres langen Atems und ihrer Flexibilität es dies nun auch gelungen – und das Maßstabwerk konnte im Oktober 2023 feierlich eröffnet werden. Aline Burghardt erzählt im Interview von Hürden, Herausforderungen und neuen Konzepten.

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Auf Kilombo Kleinow, einem neu hergerichteten Gutshaus in der Uckermark, können Kinder aus Berlin – viele davon aus Unterkünften für Geflüchtete – eine Woche ihrem Alltag entkommen. Umgeben von Pferden, Eseln, Hunden und Katzen lernen sie in täglichen Workshops Trommeln, Breakdance und Capoeira. Dazwischen bleibt Zeit für gemeinsames Essen mit den anleitenden Künstler*innen, Ausflüge zum See und Lagerfeuer. Den Kindern gefällt das vielfältige Programm und dass sie nicht, „wie normalerweise in den Ferien, nur am Handy sind“.

In Berlin unterrichtet das Team von Kilombo Kleinow in regelmäßigen Kursen in der Academia Jangada.

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Im Projekt Lastenlabor des Berliner Vereins Kulturlabor Trial & Error sind zehn Erwachsene in die Kunst des Schweißens eingeweiht worden. In gemeinschaftlicher, intensiver – und oft auch schweißtreibender Arbeit – hat die Gruppe aus den zusammengeschweißten Teilen drei fahrtüchtige Lastenräder gebaut. Bald stehen sie dem Verein und der Nachbar*innenschaft für emissionslose Transporte im Kiez zur Verfügung.

Initiiert hat das Projekt Sara Busnardo, der es insbesondere auch um Nachhaltigkeit ging: Statt neue Materialien zu benutzen, hat sich die Gruppe in der Stadt auf die Suche nach alten, noch brauchbaren Fahrrädern gemacht und diese upgecycelt.

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Der Studentische Event- und Kulturverein Cottbus organisiert seit 15 Jahren das Laut gegen Nazis – Campus Open Air. Mit dem kostenlosen Festival wollen die Macher*innen allen, die sich in ihren Familien, Freundeskreisen oder am Arbeitsplatz gegen Rechts einsetzen, ein fettes „Danke“ sagen. Mittlerweile kommen auch ehemalige Studierende der BTU Cottbus mit ihren Kindern und Enkelkindern und feiern gemeinsam bei den Konzerten namhafter Rock- und Popkünstler*innen.

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Um nach der Pandemie das kulturelle Leben und das Zusammenkommen der Menschen wieder aufleben zu lassen, hat das Team der STRAZE in Greifswald das STRAZEFEST ins Leben gerufen: Hier können sich alle Gruppen aus dem breit aufgestellten soziokulturellen Zentrum präsentieren und ihre Angebote vorstellen. Die Nachbarschaft, von Kindern bis Senior*innen, kommt zusammen, feiert und spielt miteinander und kann gleichzeitig neue Aktivitäten und Kurse für sich entdecken.

Von Werkstätten, über Improtheater bis zum abendlichen Konzert: das STRAZEFEST hat sich etabliert, schlägt jedes Jahr wieder neue Brücken, stellt Gemeinschaft und Zusammenhalt her und heißt alle Interessierten willkommen.

In der Senior*innengruppe „Küchenperlen“ auf dem Hof Akkerboom in Kiel kochen Menschen im gehobenen Alter regelmäßig gemeinsam. Dabei entstehen nicht nur köstliche Gerichte, sondern vor allem auch Austausch und Geselligkeit.

„Wir kochen heute Ofentomatensuppe mit mariniertem Feta und Blumenkohlauflauf mit Käse und Stremellachs,“ verkündet Urte Busse, Programmkoordinatorin des Hofes Akkerboom, mit zwei Rezeptzetteln in der Luft wedelnd ihren acht rüstigen Küchenperlen. Diese sitzen erwartungsvoll an einem kaffeegedeckten Tisch in der geräumigen Essküche des Bauernhauses und sind bereit, die Küche mit ihren langen Holzarbeitsplatten und der frei im Raum stehenden Kochinsel in Beschlag zu nehmen. 

Die grauen Holzlettern auf der Dunstabzugshaube wünschen ein nordisches “Moin” in den Essbereich

Ein Kochprojekt für Senior*innen 

“Küchenperlen” ist ein Projekt des soziokulturellen Zentrums Hof Akkerboom im Kieler Stadtteil Mettenhof, bei dem sich alle paar Wochen ältere Menschen zum gemeinsamen Schnibbeln, Rühren, Abschmecken und Genießen treffen. Und so auch heute. Während draußen eine steife Brise durch die Reetdächer des teilweise denkmalgeschützten Bauernanwesens weht, beginnen die Küchenperlen Aufgaben zu verteilen. Zuerst müssen Tomaten halbiert und Zwiebeln geschnitten werden. „Aber bitte nicht so scharf und auch keinen Knoblauch“, gibt Urte zu bedenken. Manche Mägen vertragen diese Zutaten nicht. Schnell verteilt sich das eingespielte Team, das heute aus sieben Damen und einem Mann besteht, an den Küchenarbeitsplatten.  

Viele Köch*innen tragen bei den Küchenperlen zum Gelingen bei

Das Projekt ist im Jahr 2021 entstanden und konnte mithilfe der NEUSTART KULTUR Förderung umgesetzt werden. Alle zwei Wochen an insgesamt zehn Nachmittagen hat die feste Gruppe von 8-10 Senior*innen gemeinsam neue Rezepte ausprobiert. Mithilfe einer Fotografin wurden die schönsten Momente und die Lieblingsrezepte in einem Kochbuch festgehalten. „Wir haben aber auch gesungen, gelacht und manchmal geweint“, erzählt Urte, „denn durch die Mahlzeiten kamen auch viele Erinnerungen hoch.“ Auch für sie persönlich waren das Projekt und der Austausch mit den Älteren sehr bereichernd.   

Die Förderung ist nun zu Ende und selbst tragen kann sich der betreute, drei- bis vierstündige Nachmittag plus Vorbereitung und Kochzutaten eigentlich nicht. Urte ist glücklich darüber, dass das Projekt für Senior*innen auch dem Vorstand so sehr am Herzen liegt, dass es querfinanziert und dadurch weitergeführt werden kann. Dass die ältere Generation und motorisch eingeschränkte Personen auf Hof Akkerboom eine wichtige Rolle spielen, sieht man auch an der Einrichtung der Räumlichkeiten. Mithilfe von Tastern lassen sich die Türen automatisch öffnen. So kommen auch Menschen mit Rollatoren selbständig gut durchs Haus.   

Beim Abschmecken und und Genießen ist ein tolles Kochbuch entstanden

Gemeinsam statt einsam  

Auch für die Senior*innen ist es ein Geschenk, dass es weiter geht. Ingo ist gerade dabei, Petersilie ganz fein zu schneiden. Früher habe er gar nicht gekocht, aber bei den Küchenperlen lernt der Witwer viele neue Sachen, die er dann zu Hause auch alleine kochen kann. „Ich bin hier für die Männerquote“, scherzt er, „und natürlich macht mir das auch Spaß, sind ja alles nedde Leude hier.“   

Mitköchin Barbara hat damals das Vorhaben, ein Kochbuch aus den gekochten Rezepten zu erstellen, motiviert mitzumachen und heute ist sie immer noch dabei. „Das ist so eine schöne Crew hier, alleine schon deswegen komme ich“, lacht sie und rührt mit dem Kochlöffel im Topf, in dem die Butter für die Béchamelsauce zu brutzeln beginnt. „Jetzt schaut mal zu!“, ruft sie Urte und den anderen Küchenperlen zu, die sie in die Kunst des Béchamelsaucekochens einweihen will. Sie erklärt: „Immer ganz genauso viel Butter wie Mehl, die Milch ganz langsam dazu und dann immer schön rühren.“  

Die älteste Teilnehmerin ist Helga, stolze 94 Jahre alt. Sie kocht nicht mehr mit, aber genießt die Gesellschaft der anderen. Sie zeigt mir das Kochbuch, in dem sie auf Fotos selbst noch in Aktion zu sehen ist. „Hier“, erinnert sie sich, „diese Kartoffelsuppe, die war echt gut.“ Für die Teilnehmer*innen, die im Alter im Heim leben oder immer weniger Kontakte haben, ist das gemeinsame Kochen eine willkommene Abwechslung und Möglichkeit unter Leuten zu sein.   

Zusammen genießen  

Der Blumenkohlauflauf mit der Béchamelsauce ist mittlerweile im Ofen und der Duft geschmolzenen Käses zieht durchs Haus. Zeit, mit dem von Ingo mitgebrachten lieblichen Likörwein „Samos“ anzustoßen und sich damit die Wartezeit aufs Essen zu versüßen. Als der er erste Gang fertig ist, werden die Teller mit dampfendem Essen  für alle auf dem Tisch verteilt. Die Köch*innen beurteilen gemeinsam: Etwas Salz darf noch dran, aber sonst ist der Auflauf köstlich. Die Ofentomatensuppe ist doch ein bisschen pikant geworden, aber ist ebenfalls „der Burner“, findet Barbara.  

Miteinander schmeckt’s am besten!

Gut gesättigt machen sich die Küchenperlen ans Abspülen. Nicht ohne vorher noch eine Dose mit übriggebliebenem Essen für eine heute erkrankte Mitköchin abzupacken. Bei den Küchenperlen gehören das Kulinarische und das Miteinander eben zusammen.   

Kommt mit auf die SOZIOKULTOUR 2023!  Wir nehmen euch mit auf eine soziokulturelle Reise durch das Land. Wir haben viele tolle Menschen getroffen und inspirierende Geschichten gehört. Und sind jetzt sicher: Soziokultur wirkt! Wie? Seht selbst!

Das „Labor für sensorische Annehmlichkeiten e.V.“, kurz LABSA, ist mehr als ein Theaterprojekt. Vor allem geht es der Gruppe um Gemeinschaft, darum voneinander zu lernen und füreinander da zu sein. Bei ihren Zusammenkünften entwickeln die Mitglieder aus 17 verschiedenen Herkunftsländern Theaterstücke aus den eigenen, persönlichen Geschichten. In Kooperation mit dem Näher*innenkollektiv Amen juvlja mundia schneidern sie bunte und extravagante Kostüme, um ihre Geschichten anschließend auf der Bühne oder im Stadtraum zu performen. Ihr Hauptanliegen: “Zeigen, dass Zusammensein möglich ist”.

Im Stück „Nice Texture – Folklore, die es nicht gab“, setzt sich das „Transnationale Ensemble Labsa“ mit der Geschichte sogenannter „Afrika-Stoffe“ (Wax-Stoffe) auseinander. Die Mitglieder erfahren im Laufe ihrer Recherche, dass es vor allem europäische Firmen sind, die seit jeher mit dem Verkauf dieser Stoffe sehr viel Geld verdienen. In der Performance suchen sie gemeinsam mit dem Publikum einen Weg, die anhaltende Kolonisierung sichtbar zu machen und einen Umgang damit zu finden.

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Ein Schiffscontainer mitten in Hildesheim? Die TPBox! ist der neue, feste Standort des TPZ Hildesheim. Seit der Pandemie bietet sie Raum für Gespräche, Theaterprojekte, soziokulturelle Angebote sowie Open-Air-Veranstaltungen. Die dauerhafte Präsenz im Stadtteil hat für die Arbeit des TPZ einen großen Stellenwert – sie erleichtert den direkten Kontakt zur Nachbarschaft und ermöglicht Austausch und Begegnung.

In der TPBox! werden unter anderem aufsuchende Formate für die Anwohner*innen realisiert, wie beispielsweise der Geschichtentausch. Dabei teilen Passant*innen Anekdoten aus ihrem täglichen Leben, erzählen was sie bewegt und berührt, und bekommen im Gegenzug eine andere Geschichte zu hören. So findet eine besondere Art des Kennenlernens und Zusammenwachsens im Viertel statt, die das ein oder andere Mal sogar Barrieren im Kopf verschwinden lässt…

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Kinderleicht programmieren lernen und darüber die eigene Umgebung und Zukunft mitgestalten – das konnten Kinder, Jugendliche und Senior*innen im Medienworkshop mit Medienpädagogin Aida im Köşk selbst erfahren.

Anlass für den Workshop waren der bevorstehende Abriss und die Neueröffnung des Köşk. Das soziokulturelle Zentrum in der Münchener Innenstadt war und ist Experimentierfeld für kreative, partizipative Projekte. Vor dem Abriss konnten die Teilnehmenden mit Hilfe einer App ein 3-D-Modell des Köşk erstellen und mit Augmented Reality virtuell neu gestalten. So wurden Denkanstöße gegeben, wie man zukünftig leben und Freizeit verbringen möchte – und wie die eigenen Lebensräume aktiv mitgestaltet werden können.

Das Köşk konnte im November 2023 an einem neuen Ort schließlich wiederöffnen und seine wertvolle Arbeit für mehr Teilhabe, kreativen Austausch und Dialog in der Nachbarschaft fortführen!