Förderbereich
PROGRAMM 2
Förderrunde 2 (Antragstellung 2021)
Häufige Fragen zur Durchführung des Vorhabens
Wann beginnt der Durchführungszeitraum?
Der Durchführungszeitraum Ihres Vorhabens beginnt mit dem in § 2 (1) des Zuwendungsvertrags genannten Datum oder im Falle der Bewilligung eines förderunschädlichen vorzeitigen Maßnahmebeginns mit dem in der Bewilligung genannten Datum (§ 2 (2) Zuwendungsvertrag).
Wann endet der Durchführungszeitraum?
Der Durchführungszeitraum endet an dem Tag, der in Ihrem Zuwendungsvertrag in § 2 (1) genannt ist.
Dürfen Leistungen auch nach dem Durchführungszeitraum erbracht werden?
Leistungen wie Lieferungen und Dienstleistungen dürfen ausschließlich innerhalb des Durchführungszeitraums erbracht werden. Leistungen, die nach dem Durchführungszeitraum erfolgen, können nicht anerkannt werden.
Wie erfahre ich, dass mein beantragtes Vorhaben bewilligt wurde?
Die Bewilligung Ihres beantragten Vorhabens erhalten Sie postalisch mit einem Zuwendungsvertrag. Der förderunschädliche vorzeitige Maßnahmebeginn wird ggf. per E-Mail bewilligt.
Welche Frist muss ich bei meiner Abrechnung einhalten?
Im Anschluss an den Durchführungszeitraum, innerhalb dessen die bewilligten Maßnahmen abzuschließen sind, stehen Ihnen zwei Monate Abrechnungszeit zur Verfügung, um die Verwendung der Mittel nachzuweisen (Zuwendungsvertrag §2 (2)).
Ich kann mein Vorhaben nicht innerhalb des Durchführungszeitraum abschließen. Ist eine kostenneutrale Laufzeitverlängerung möglich?
Ist absehbar, dass Sie Ihr Vorhaben im Durchführungszeitraum nicht rechtzeitig beenden können, sind Sie gemäß Nr. 5 der Allgemeinen Nebenbestimmungen für Zuwendungen zur Projektförderung (ANBest-P) dazu verpflichtet, uns dies unmittelbar mitzuteilen. Liegen nicht selbstverschuldete Gründe vor, die die Verzögerung der Durchführung gegenüber der Planung im Antrag verursachen, besteht die Möglichkeit, auf formlosen Antrag hin eine kostenneutrale Laufzeitverlängerung gewährt zu bekommen. Dafür ist es unbedingt notwendig, vor Ablauf des Durchführungszeitraums Kontakt zum*zur zuständigen Förderreferent*in aufzunehmen. Wir prüfen anschließend die Möglichkeit zur kostenneutralen Laufzeitverlängerung, können die Bewilligung jedoch nicht garantieren.
Kann ich mein Vorhaben innerhalb des Durchführungszeitraums corona-bedingt verschieben?
Müssen Veranstaltungen corona-bedingt innerhalb des bewilligten Durchführungszeitraums verschoben werden oder sollen bewilligte Formate in veränderter Form stattfinden (z. B. Streaming statt offline) ist dies in kostenneutraler Form problemlos möglich. Zeigen Sie die Änderungen dazu einfach rechtzeitig bei dem*der zuständigen Förderreferent*in an. Drohen bewilligte Veranstaltungen oder Programmformate corona-bedingt auszufallen und ist absehbar, dass sich die Zuwendung dadurch verringern könnte, melden Sie sich bitte ebenfalls bei Ihrem*Ihrer Förderreferentin. Diese*r wird gemeinsam mit Ihnen versuchen, eine individuelle Lösung zu finden.
Welche Mitteilungspflichten habe ich?
Sie sind gemäß Nr. 5 ANBest-P verpflichtet, uns unverzüglich anzuzeigen, wenn
- absehbar ist, dass Sie Ihr Vorhaben im Durchführungszeitraum nicht rechtzeitig beenden können
- Sie weitere Zuwendungen für denselben konkreten Zweck bei anderen öffentlichen Stellen beantragen oder erhalten oder wenn Sie weitere Mittel von Dritten erhalten; dies gilt auch nach Vorlage des Verwendungsnachweises,
- der Verwendungszweck oder sonstige für die Bewilligung der zuwendungmaßgeblichen Umstände sich ändern oder wegfallen,
- sich herausstellt, dass der Zuwendungszweck nicht oder mit der bewilligten Zuwendung nicht zu erreichen ist,
- die angeforderten oder ausgezahlten Beträge nicht alsbald nach der Auszahlung für fällige Zahlungen verbraucht werden können,
- ein Insolvenzverfahren über Ihr Vermögen beantragt oder eröffnet wird.
- Veranstaltungen corona-bedingt innerhalb des bewilligten Durchführungszeitraums verschoben werden oder bewilligte Formate in veränderter Form stattfinden sollen (z. B. Streaming statt offline),
- bewilligte Veranstaltungen oder Programmformate corona-bedingt auszufallen drohen und absehbar ist, dass sich die Zuwendung dadurch verringern könnte,
- Sie größere Verschiebungen (> 20% eines Einzelpostens) planen.
Kann ich meinen eingereichten Kosten- und Finanzierungsplan ändern?
Der dem Zuwendungsvertrag anhängende Kosten- und Finanzierungsplan (KFP) ist verbindlich. Zuwendungsfähig sind nur Ausgaben, die in diesem abgebildet sind. Umwidmungen innerhalb des KFP sind möglich, solange die Wirtschaftlichkeit und Verhältnismäßigkeit der einzelnen Ausgabeposten gewahrt bleiben. Planen Sie größere Verschiebungen (> 20% eines Einzelpostens), nehmen Sie bitte zunächst Kontakt zum*zur zuständigen Förderreferent*in auf, um sicherzustellen, dass die Ausgaben in der veränderten Höhe zuwendungsfähig sind. Kostenneutrale Änderungen des KFP, die neue zuvor nicht bewilligte Posten beinhalten sollen, müssen beantragt werden um sicherzustellen, dass diese mit dem Vorhaben vereinbar und zuwendungsfähig sind. Übersteigen die Gesamtkosten der Maßnahme die zuwendungsfähigen Gesamtausgaben, sind die Mehrkosten nicht aus den Mitteln des Programms NEUSTART KULTUR finanzierbar, sondern nur durch den Eigenanteil (Eigen- oder Drittmittel).
Was muss ich beachten, wenn ich Ausgaben eingespart habe?
Wenn Sie in der Gesamtmaßnahme Ausgaben eingespart haben, sprechen Sie Ihren letzten Mittelabruf und Ihre letzte Rückzahlung bitte mit Ihrer*Ihrem Förderreferent*in ab.
Was muss ich bei der Öffentlichkeitsarbeit für das geförderte Projekt beachten?
Bei Veröffentlichungen und Maßnahmen der Öffentlichkeitsarbeit muss auf die Förderung hingewiesen werden. Bitte verwenden Sie hierfür die Logoleiste, die wir im Downloadbereich bereitstellen. Der Logoleiste ist ein „Gefördert von“ hinzuzufügen und sie muss auf weißem Hintergrund stehen. Bitte beachten Sie dazu auch die „Hinweise zur Verwendung der Logos“ im Downloadbereich.
Häufige Fragen zum Erhalt der Fördermittel
Wie kann ich Fördermittel abrufen?
Die Fördermittel können nach Posteingang des von Ihnen unterschriebenen und zurückgesendeten Zuwendungsvertrages über das Förderportal angefordert werden.
Welche Fristen muss ich bei einem Mittelabruf beachten?
Die Zuwendung muss innerhalb von vier Wochen nach der Auszahlung für fällige Zahlungen verwendet worden sein oder bereits zum Zeitpunkt des Mittelabrufs als Vorleistung getätigte Ausgaben refinanzieren. Bitte kalkulieren Sie daher sorgfältig. Der Mittelabruf muss bis zum 10ten des Monats in der Datenbank erfolgt sein, um die Auszahlung im jeweiligen Folgemonat zu gewährleisten (vgl. §§ 2 und 4 des Zuwendungsvertrags). Die abgerufenen Mittel sind innerhalb von vier Wochen zu verausgaben. Sofern die Mittel nicht innerhalb der vier Wochen verausgabt wurden, ist eine Rückzahlung im Förderportal anzumelden.
Welche Fristen muss ich bei der Erstattung von Vorleistung beachten?
Bei Vorleistung können die Fördermittel grundsätzlich durch einen Mittelabruf auch nach dem Durchführungszeitraum und innerhalb des Abrechnungszeitraums, spätestens bis zum 10. Oktober 2022 angefordert und zum 10. November 2022 ausgezahlt werden. Der Mittelabruf muss jedoch vor dem Einreichen des Verwendungsnachweises erfolgen. Der verspätete Mittelabruf führt grundsätzlich zum Erlöschen des Anspruchs.
Häufige Fragen zur Verwendung der Fördermittel
Ab welchem Auftragswert muss ich ein Vergabeverfahren durchführen?
Ab einem Gesamtauftragswert von 1.000 Euro (netto inklusive Lieferkosten) für Aufträge von Waren und Dienstleistungen und ab einem Gesamtauftragswert von 3.000 Euro (netto) für Bauleistungen sind mindestens drei Angebote einzuholen (vgl. § 6 (9) des Zuwendungsvertrags). Dies gilt grundsätzlich auch für die Vergabe von Aufträgen für künstlerische Leistungen ab einem Auftragswert von 1.000 Euro. Dabei können sowohl schriftliche Angebote als auch Screenshots der Leistungen von Online-Händlern berücksichtigt werden. Es ist eine Vergabedokumentation zu führen.
Was muss ich bei einer Zuwendungen über 100.000 Euro beachten?
Wenn die NEUSTART KULTUR-Förderung durch Zuwendungen weiterer öffentlicher Stellen (Bund, Land, Kommune) ergänzt wird und dadurch die Gesamtzuwendung 100.000 Euro übersteigt, muss das geltende Vergaberecht gemäß einschlägiger bundesrechtlicher Bestimmungen beachtet werden (insbesondere die Unterschwellenvergabeordnung (UVgO)). Wenn dies auf Sie zutrifft, also die bewilligte Gesamtmaßnahme durch NEUSTART KULTUR-Förderung plus Drittmittel mehr als 100.000 Euro beträgt, sprechen Sie uns bitte an. Wir helfen Ihnen bei Fragen gerne weiter.
Wie dokumentiere ich die Vergabe?
Grundkosten wie Kosten für Miete oder Strom sind zu dem Anteil förderfähig, zu dem die Fläche der Einrichtung für die geförderte Maßnahme genutzt wird und zwar für den Zeitraum, Die Vergabedokumentation (für Zuwendungen bis 100.000 Euro) ist von Beginn an und fortlaufend in Textform zu führen und muss mit dem Verwendungsnachweis eingereicht werden. Die Vergabedokumentation muss mindestens folgende Angaben enthalten:
- Erläuterung der Fachkundigkeit und Leistungsfähigkeit der kontaktierten Anbieter*innen
- Erhaltene Angebote bzw. Rückmeldungen
- Begründete Auswahlentscheidung
- Ggf. stichhaltige Gründe für das Vorliegen von weniger als 3 Angeboten/Screenshots (Gewohnheitsgründe sind nicht zulässig).
Wo finde ich ein Muster für die Vergabedokumentation?
Eine unverbindliche Empfehlung für eine Vergabedokumentation finden Sie im Downloadbereich. Wir stellen Ihnen die unverbindliche Empfehlung mit Beispielen in zwei Versionen zur Verfügung:
- Worddatei, die eine gute Übersichtlichkeit pro Vergabedokumentation bietet,
- Excel-Datei, die insbesondere für eine hohe Zahl von Vergabedokumentationen innerhalb eines Dokuments geeignet ist.
Häufige Fragen zur Abrechnung der Fördermittel
Bis wann muss ich meinen Verwendungsnachweises einreichen?
Sie müssen spätestens mit dem letzten Tag des Abrechnungszeitraums die Verwendung der Mittel anhand des Verwendungsnachweises nachweisen (§ 5 des Zuwendungsvertrags). Der Verwendungsnachweis wird über das Förderportal eingegeben. Dieses steht ab Oktober 2022 zum Einreichen des Verwendungsnachweises für Sie bereit.
Was enthält ein korrekter Verwendungsnachweis?
Der Verwendungsnachweis besteht immer aus dem Schlussbericht, dem zahlenmäßigen Nachweis in Form einer Belegliste, aus den digitalisierten Originalbelegen gemäß Belegliste sowie ggf. der Inventarliste (Liste der Gegenstände mit einem Anschaffungswert von mehr als 800 Euro netto). Es sind ergänzend Fotos digital mit dem Schlussbericht einzureichen, die die Umsetzung der finanzierten Maßnahmen belegen. Wir empfehlen Ihnen dringend, die Informationen zur Erstellung und Einreichung des Verwendungsnachweises in der Anlage B des Zuwendungsvertrags bereits während der Projektdurchführung zu beachten.
Wie weise ich Grundkosten nach?
Ausgaben für Grundkosten sind durch beglichene Rechnungen (z. B. Energie) bzw. Kontoauszüge (sofern die exakte Höhe der Ausgaben bereits bei Antragsstellung belegt wurde (z. B. Miete)) nachzuweisen. Der Anteil der für die geförderte Maßnahme genutzten Fläche an der Gesamtfläche ist ebenso wie der genutzte Zeitraum formlos zu dokumentieren und anhand dieser Dokumentation nachzuweisen.
Welche Personalkosten werden gefördert?
Gefördert werden Ausgaben für Personalkosten im bewilligten Gesamtumfang. Es werden keine Stellen gefördert, sondern Arbeitsstunden, die direkt auf die Maßnahme bezogen sind, – entsprechend dürfen Urlaub, Krankheit u. ä. nicht aus den Fördermitteln gezahlt werden. Die Verausgabung der Mittel obliegt Ihnen als Arbeitgeber*in gemäß geltender gesetzlicher Bestimmungen und unter Berücksichtigung des Besserstellungsverbots (siehe Nr. 1.3 ANBest-P). Ausgaben im Rahmen von Teilzeitbeschäftigungen sind ebenso förderfähig wie es die Aufstockung des Stellenumfangs bereits beschäftigten Personals ist. Auch eine Verkürzung oder Beendigung von Kurzarbeit ist möglich, sofern das Personal auf die Maßnahme bezogen eingesetzt wird.
Wie weise ich Ausgaben für Personalkosten nach?
Die zuwendungsfähigen Personalausgaben für Personal in abhängigen Beschäftigungen (sozialversicherungspflichtiges Personal sowie für Aushilfen) sind anhand des Arbeitsvertrages und der Gehalts- oder Lohnzettel sowie anhand von Stundenzetteln, auf denen die auf die geförderte Maßnahme bezogenen Stunden nach Ausführung abzuzeichnen sind, zu dokumentieren. Die Gesamtübersicht der maßnahmebezogen geleisteten Stunden je Personalgruppe ist von den Mitarbeiter*innen unterschrieben im Original mit dem Verwendungsnachweis einzureichen. Das heißt, pro Personalgruppe muss eine Gesamtübersicht erstellt und rechtskräftig unterzeichnet werden. Bitte nutzen Sie hierfür die Vorlage in unserem Downloadbereich.
Was muss ich bei Honorarkosten beachten?
Honorare sind Ausgaben, die für die Erbringung einer (Dienst-)Leistung gezahlt werden. Bei Abschluss von Honorarverträgen sind ebenfalls das geltende Vergaberecht gemäß einschlägiger bundesrechtlicher Bestimmungen sowie die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und Sparsamkeit zu beachten. Das vereinbarte Honorar muss in angemessenem Verhältnis zur Qualifikation der Honorarkraft stehen und marktüblich sein. Der Abschluss eines Honorarvertrags mit Mitarbeiter*innen aus dem eigenen Personalbestand ist ausgeschlossen, wenn diese bereits sozialversicherungspflichtig beschäftigt sind.
Was muss ein Honorarvertrag enthalten?
Ein Honorarvertrag muss mindestens enthalten:
- Namen und Anschrift der Vertragsparteien;
- Angaben zur Umsatzsteuer bzw. Umsatzsteuerbefreiung gemäß Kleinunternehmer-Regelung
- die Laufzeit des Honorarvertrags;
- Gegenstand des Honorarvertrags (die zu erledigenden Aufgaben);
- die dabei anfallende und zu leistende Arbeitszeit (Stunden/Tage);
- das Honorar pro Stunde oder pro Tag;
- das voraussichtliche Gesamthonorar;
- die rechtsverbindlichen Unterschriften der Vertragsparteien.
Was muss ein Werkvertrag enthalten?
Ein Werkvertrag enthält abweichend zum Honorarvertrag statt der zu erledigenden Aufgaben und der anfallenden Arbeitszeit eine detaillierte Beschreibung des vereinbarten Gesamtwerkes und des Gesamtpreises dieser Leistung.
Was muss ich bei Werk- und Honoraraufträgen dokumentieren?
Werk- und Honoraraufträge sind in Form des Auftrags sowie ab einem geschätzten Netto-Auftragswert in Höhe von mehr als 1.000 Euro, in Form der Vergleichsangebote und einer Vergabedokumentation festzuhalten (s.o.). Ebenfalls zu dokumentieren sind ein Nachweis über die Qualifikation der Honorarkraft (Ausbildung oder mehrjährige einschlägige Berufserfahrung) sowie deren Rechnung(en) über die erbrachte(n) Leistung(en). Dabei ist zu beachten, dass die Rechnungen den Kriterien von ordnungsgemäßen Rechnungen entsprechen.
Wie weise ich Ausgaben für Beiträge zur Künstlersozialkasse nach?
Beiträge zur Künstlersozialkasse (KSK) können nur abgerechnet werden, wenn auch ein Nachweis über die Verausgabung in der exakten Höhe erfolgt. Da für Förderungen im Jahr 2022 dieser Nachweis seitens der KSK erst nach Ende des Bewilligungszeitraums vorliegen wird, können Beiträge für 2022 nur abgerechnet werden, wenn die Verausgabung durch einen mit dem Verwendungsnachweis einzureichenden Eigenbeleg (siehe unten) nachgewiesen wird, zusammen mit einem Nachweis über ausreichend hohe Abschlagszahlungen an die KSK während des Durchführungszeitraums.
Was muss ein Eigenbeleg enthalten?
Ein korrekter Eigenbeleg muss folgende Angaben enthalten:
- Zahlungsempfänger*in mit vollständiger Anschrift
- Art der Aufwendung
- Datum der Aufwendung
- Kosten (Gesamtpreis, ggf. Einzelpreis sowie Umsatzsteuersatz)
- Beleg für die Höhe der Ausgabe
- Grund für den Eigenbeleg
- Datum und eigene Unterschrift
Kann ich Ausgaben für GEMA-Gebühren abrechnen?
GEMA-Gebühren können grundsätzlich nur abgerechnet werden, wenn ihre Verausgabung bei Einreichung des Verwendungsnachweises in der exakten Höhe belegt werden kann. Dafür sind die Veranstaltungen bei der GEMA einzeln anzumelden.
Meine geplante Veranstaltung muss wegen Corona-Beschränkungen entfallen. Kann ich Ausfallhonorare geltend machen?
Muss eine Veranstaltung aufgrund geltender Corona-Beschränkungen ersatzlos ausfallen („Lockdown“), können anstelle der bewilligten Gagen Ausfallhonorare geltend gemacht werden. Engagements von freiberuflichen Künstler*innen können auch dann vergütet werden, wenn es keine entsprechende vertragliche Regelung über Ausfallhonorare gibt. Voraussetzung ist in diesem Fall, dass das Engagement vor der Bekanntgabe der jeweiligen Lockdown-Phase vereinbart wurde. Wenn für die Veranstaltung eine Gage unter 1.000 Euro vorgesehen war, kann ein Ausfallhonorar von bis zu 60 Prozent des Nettoentgelts zuwendungsrechtlich anerkannt werden. Bei Gagen über 1.000 Euro liegt die zuwendungsfähige Grenze bei maximal 40 Prozent des Nettoentgelts; die Obergrenze des förderfähigen Ausfallhonorars liegt bei 2.500 Euro.
Wie belege ich Ausfallhonorare im Verwendungsnachweis?
In der Belegliste werden die Ausfallhonorare als „Ausfallhonorar Lockdown“ geführt und mit der Rechnung der jeweiligen Honorarkräfte sowie dem ursprünglichen Honorarvertrag im Verwendungsnachweis belegt.
Sind angefallene Veranstaltungskosten bei einer pandemiebedingten Absage förderfähig?
Bereits angefallene Kosten, die vor der Kenntnis der pandemiebedingten Absage in Vorbereitung auf die Veranstaltung anfielen und belegt werden können, sind grundsätzlich förderfähig.
Wie berechne ich Fahrt- und Übernachtungskosten?
Für die Berechnung von Reisekosten gelten die Bestimmungen des Bundesreisekostengesetzes als Obergrenze (siehe auch Merkblatt zum Bundesreisekostengesetz sowie Muster Wegstreckenentschädigung im Downloadbereich). Darüber hinaus gehende Kosten können nicht abgerechnet werden.
Welche Regeln muss ich bei Ausgaben für Bewirtung beachten?
Dürfen aus der Zuwendung auch Ausgaben für Bewirtung geleistet werden, sind diese gemäß Verfahrensrichtlinie zur Bewirtungspraxis der BKM (Anlage G zum Zuwendungsvertrag) zu leisten und gemäß dieser abzurechnen. Die wichtigsten Regelungen sind wie folgt:
- Intern ist eine Bewirtung mit Getränken grundsätzlich unzulässig. Eine Ausnahme ist möglich, wenn der*die Leiter*in der Einrichtung an der Sitzung teilnimmt und diese länger als 3 Stunden dauert. Die Bewirtung mit Essen ist intern unzulässig.
- Eine Getränke-Bewirtung von Externen in Besprechungen ist nur in einemrestriktiven Rahmen (z. B. Kaffee, Tee, Kaltgetränke) zulässig. Ein Grund für die Bewirtung mit Essen ist nur gegeben, wenn die Sitzungen übermehrere Stunden dauern und die Verpflegung in keiner anderen Formmöglich ist. Der Anteil der Gäste muss zudem im Verhältnis zu den Teilnehmer*innen der einladenden Einrichtung überwiegen.
- Eine Bewirtung hochrangiger Gäste mit Kaffee, Tee, Kaltgetränken und Essen ist zulässig.
- Getränke für Besucher*innengruppen sind nur gegen eine Bezahlung zulässig (Deckung der Ausgaben). Eine Bewirtung mit Essen ist zu unterlassen, Ausnahme: die Ausgaben werden durch einen Unkostenbeitrag der Besucher*innengruppen gedeckt.
- Alkoholische Getränke sind allenfalls bei festlichen Anlässen der Einrichtung möglich (nicht bei Veranstaltungen im üblichen Programm, auch nicht bei festlichem Charakter!)
Welche Nachweise benötige ich zur Abrechnung von Ausgaben für Bewirtung?
Neben dem Nachweis der Verausgabung selbst ist ein Bewirtungsbeleg sowie eine unterzeichnete Teilnahmeliste zur Abrechnung von Ausgaben für Bewirtung erforderlich.
Welche Angaben enthält ein korrekter Bewirtungsbeleg?
Für einen korrekt ausgefüllten Bewirtungsbeleg sind folgende Angaben zu machen:
- Datum, Ort und Anlass der Bewirtung
- Personen, die bewirtet wurden (wichtig: Teilnehmer*innenliste inkl. Unterschriften)
- deren Namen und Firma
- entstandene Kosten
- Trinkgeld.