„Wir haben heute unseren ersten Zuwendungsvertrag versendet!“ verkündet die Projektleiterin zu Beginn einer CiviCRM-Schulung dem Dienstleister fröhlich. Die anderen Mitglieder des Teams grinsen stolz wie Kinder, die gerade einen besonders hohen Turm aus Bauklötzen fertiggestellt haben. „Ja, das habe ich schon gesehen“ erwidert unser Dienstleister zufrieden.
Hinter dem Projektteam des Bundesverband Soziokultur lagen intensive Wochen. Ein neues Förderprogramm für Kultureinrichtungen war angelaufen, das der Verband durchführte. In kurzer Zeit bauten die Mitarbeiter:innen der Geschäftsstelle die Infrastruktur zur Abwicklung des Programms auf und sammelten Ideen, wie eine bislang ungekannt große Anzahl an Förderanträgen durch die Digitalisierung von Prozessen bewältigt werden konnte.
Fallmanagement für Förderanträge mit CiviCase
Fortan sollten Anträge über ein digitales Formular gestellt und über eine zentrale Plattform von den Förder-Referent:innen bearbeitet werden können. Eine weitere Anforderung war, dass alle im Förderprozess erforderlichen Dokumente, wie Prüfvermerke oder Zuwendungsverträge, über die Plattform generiert werden können. Bereits einige Wochen zuvor hatte ein anderes, deutlich kleineres Projektteam angefangen, erste Prozesse rund um die Einreichung von Förderanträgen für soziokulturelle Einrichtungen in ländlichen Räumen mit CiviCase umzusetzen.
CiviCase ist ein Modul innerhalb der Open-Source-Software CiviCRM, mit dem Fälle und alle dazugehörigen Informationen erfasst, Beziehungen zwischen Personen verwaltet, Aufgaben zugewiesen und Interaktionen zwischen beteiligten Personen protokolliert werden können. Im Zusammenspiel mit den anderen Komponenten von CiviCRM – wie der Kontaktverwaltung – bietet es eine ideale Ausgangslage für die Förderantragsverwaltung oder ähnliche Vorhaben.
Zentrale Verwaltung der Anträge und Monitoring des Projektfortschritts
Durch das neue Förderprogramm für kleinere und mittlere Kultureinrichtungen, das im Frühjahr 2020 startete, nahm der Prozess der Entwicklung eines Förderportals an Fahrt auf. Gut 1.500 Anträge gingen über das digitale Formular ein und sollten schnellstmöglich und den rechtlichen Vorgaben entsprechend bearbeitet werden. Die Herausforderung war nun, gemeinsam mit unserem Dienstleister das Modul CiviCase so anzupassen, dass die Verwaltung der Förderanträge für diese erhebliche Menge von Anträgen funktionierte. Denn nur wenige Monate später folgte ein weiteres Förderprogramm, das wir ebenfalls mit CiviCRM verwalteten.
Jeder Antrag stellte einen Fall dar, den ein:e Förderreferent:in zur Bearbeitung zugewiesen bekam. Diese Person war auch Ansprechpartner:in für die Antragsteller:innen der jeweiligen Kultureinrichtung. Die einzelnen Bearbeitungsschritte im Förderprozess stellten wir durch verschiedene Fallstatus dar, die zudem für das Monitoring des Projektfortschritts insgesamt dienten. Zunächst ging es an die Prüfung der Anträge. Die Förderreferent:innen arbeiteten anhand einer detaillierten Checkliste im Portal die Prüfkriterien ab und erstellten daraus einen Prüfvermerk, der für die Dokumentation der Entscheidung wichtig ist.
Die Zuwendungsverträge selbst generierten wir anhand einer Vorlage, in die zentrale Daten der Antragsteller, wie Adresse, Vertragsnummer und beantragte Maßnahmen, automatisch eingespielt wurden. Auch die Kommunikation mit den Antragsteller:innen dokumentierten wir in jedem Fall. Über die sogenannten Aktivitäten innerhalb der Fälle können Gesprächsnotizen und Begründungen angelegt werden. Zudem sind dort ausgehende E-Mails und erzeugte Dokumente sowie jegliche Änderungen am Datensatz erfasst. Diese zentrale Dokumentation von allen Bearbeitungsschritten stellte zugleich eine große Transparenz her, die uns flexibel agieren ließ: Selbst wenn die Antragsteller:innen ihre zugewiesenen Förderreferent:innen wegen Krankheit oder Urlaub einmal nicht erreichten, konnte problemlos ein anderes Teammitglied übernehmen und Auskunft über den Stand der Dinge geben.
Überblick über die Finanzverwaltung und gezielte Kommunikation
Für uns war zudem wichtig, dass wir alle finanziellen Mittelflüsse über das Portal verwalten konnten. In jedem Fall war die Summe der bewilligten Mittel hinterlegt. Über einen Button auf der Website unseres Antragsportals konnten die Geförderten ihre Mittel abrufen, Rückzahlungen anmelden und nach Projektabschluss ihren Verwendungsnachweis einreichen, der am Ende jedes Förderprojektes nötig ist.
Um während der gesamten Bearbeitungsdauer den Überblick zu behalten, legten wir verschiedene Übersichten an. Dadurch konnten sich die Mitarbeiter:innen aller Aufgabenbereiche – Antragsprüfung und -betreuung, Finanzverwaltung und Projektleitung – die Fälle anhand bestimmter Kriterien filtern. Auch gezielte Kommunikation ist damit möglich. Wenn etwa die Frist zur Verausgabung von Mitteln bevorstand, erinnerten wir die betreffenden Geförderten im Vorfeld daran. An all diese Erfordernisse konnten wir die Software mithilfe unseres Dienstleisters anpassen.
Der Aufbau des Förderportals war eine Teamleistung
Der Weg zum gewünschten Ergebnis war stellenweise sehr zeitintensiv, denn wir mussten immer im laufenden Prozess agieren: Anforderungen für den Dienstleister formulieren, neue Funktionen erproben, nachjustieren und umgehend mit den Anpassungen der Software weiterarbeiten, um im Zeitplan zu bleiben.
Für das Gelingen war die Mitarbeit jedes Teammitglieds unentbehrlich. Die Projektleitungen sorgten dafür, dass jegliche Finessen des Zuwendungsrechts in eine technische Lösung übersetzt wurden, schulten das Team und behielten das große Ganze im Blick. Die Finanzadministration sorgte für einen reibungslosen Mittelfluss und stellte über umfangreiche Listen die Korrektheit der Zahlungsdaten sicher. Civi-Beauftragte kümmerten sich um die Wissensdokumentation und waren erste Ansprechpartner:innen für Fehlermeldungen.
Foto: Katrin Kalinkus
Die Förderreferent:innen testeten mit Feuereifer neue Anpassungen auf Funktionalität und Usability. Sie gaben wichtige Rückmeldungen dazu, welche Übersichten zum optimalen Workflow gebraucht wurden. Das Team der Öffentlichkeitsarbeit durchstöberte die Datenbank nach spannenden Förderprojekten, um darüber zu berichten. Unser Dienstleister war stets die Ruhe im Sturm und hat unsere Anforderungen lösungsorientiert und passgenau umgesetzt. Und das Team-Maskottchen Herr Nilsson erklärte sich bereitwillig zum Sündenbock für sämtliche Bugs und Seltsamkeiten.
Erklärvideos und Tutorials für Geförderte
Doch nicht nur intern, sondern auch den Geförderten der Programme wollten wir einen möglichst reibungslosen Ablauf beim Einreichen von Mittelabrufen und der Erstellung des Verwendungsnachweises bieten. Die Herausforderung war, die rechtlichen Vorgaben, die es bei der Erstellung von Verwendungsnachweisen gibt, mit der Bedienbarkeit der digitalen Formulare zusammenzubringen. Dies musste dann auch den Ansprechpersonen der zahlreichen geförderten Kultureinrichtungen vermittelt werden.
Das Team der Öffentlichkeitsarbeit drehte zu den einzelnen Schritten, wie der Einreichung eines Mittelabrufs oder der Anmeldung von Rückzahlungen, die Videoreihe „Förder-ABC“. In der wurde erläutert, welche Angaben wir brauchten und wie die Geförderten diese im Förderportal eingeben konnten. Für die Einreichung des Verwendungsnachweises, in dem die Umsetzung des geförderten Projektes sowohl inhaltlich als auch durch Ausgabennachweise dokumentiert werden muss, hat das Team sogar ausführliche Videotutorials erstellt.
Auf der Website des Förderprogramms stellten wir bestimmte Daten zum Förderprogramm, etwa Grafiken zur Anzahl bewilligter Anträge und eine Übersicht über alle geförderten Einrichtungen, bereit. Durch die Verwaltung von allen relevanten Daten des Förderprogramms in CiviCRM hatten wir sowohl für eigene Auswertungen als auch für die Öffentlichkeitsarbeit eine perfekte Datengrundlage.
CiviCRM weiterentwickeln und Wissen teilen
„Jawoll, alle Dateien und Dokumente sind vollständig!“, stellen wir erleichtert fest. Gerade haben wir eine neue Erweiterung getestet, mit der wir alle Fälle eines Programms nach dessen Abschluss exportieren können, um sie zu archivieren. Damit liegt ein Abbild der Fallansicht als HTML-Datei vor, über die alle Dokumente des Antrags verknüpft sind. Die Erweiterung wurde im Rahmen unserer Förderung programmiert. Sie steht aber auch allen anderen zur Verfügung, die CiviCRM mit dem Modul CiviCase in ähnlicher Weise nutzen. Denn den Code selbst und damit das Wissen über Weiterentwicklungen zu teilen, ist das Grundprinzip von Open-Source-Software.
Seit dem Versand des ersten Zuwendungsvertrags, den wir mit CiviCRM erstellt haben, sind rund drei Jahre vergangen. Die ersten Förderprogramme sind bereits abgeschlossen und weitere sind in der letzten Programmphase angekommen. Jedes Mal, wenn wir das Förderportal für den Start eines neuen Programms oder einer neuen Ausschreibungsrunde angepasst haben, hat das jeweilige Team mit dem Dienstleister noch an der einen oder anderen Stelle gefeilt. So haben wir ein wirklich gutes digitales Werkzeug für unsere Erfordernisse geschaffen.
Insgesamt hat es eine Menge an Nervenstärke und Stressresistenz erfordert, dass manchmal gefühlt alles gleichzeitig umgesetzt werden musste. Am Ende aber hat es die Teams auch zusammengeschweißt und ihnen viel Energie gegeben, dass alle nicht nur gemeinsam auf ein Projektziel hingearbeitet haben, sondern ganz nebenbei noch an der Weiterentwicklung von CiviCRM insgesamt mitgewirkt haben.
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